🏛️ DIREKTORAT INOVASI & KEKAYAAN INTELEKTUAL

PANDUAN LENGKAP PENGGUNAAN
PORTAL SENTRA KI UM BIMA

Sosialisasi dan Panduan Operasional Sistem Informasi Pengajuan Kekayaan Intelektual Terpadu (Paten, Hak Cipta, Merek, Desain Industri) Universitas Muhammadiyah Bima.

👤

Panduan Pemohon

Dosen, Mhs, Tendik

🛡️

Panduan Admin

Review, Billing & Kuitansi

📦

Integrasi DJKI

1-Click Export ZIP

✉️

Notifikasi Otomatis

Email & In-App Alerts

Gunakan tombol ← Prev / Next → atau panah keyboard untuk berpindah slide.

01. PENDAHULUAN Latar Belakang & Tujuan

Mengapa Portal KI UM BIMA Hadir?

1

Digitalisasi Tanpa Kertas (Paperless)

Seluruh pengisian formulir, unggah 8 dokumen syarat DJKI, dan foto produk invensi dilakukan secara online 100%.

2

Standarisasi Berkas DJKI Kemenkumham RI

Template dokumen Word & PDF siap unduh yang telah diselaraskan dengan format resmi DJKI, dilengkapi fitur 1-Click Export ZIP untuk petugas admin.

3

Transparansi & Pembayaran Resmi

Tagihan pendaftaran resmi langsung ke rekening universitas dengan 3 digit kode unik, verifikasi admin, dan penerbitan Kuitansi PDF ber-barcode otomatis.

02. ROLE PENGGUNA Hak Akses & Tanggung Jawab

Dua Peran Utama dalam Sistem

👤

Role: User

Pemohon KI (Sivitas & Umum)

✓ Mendaftar akun dengan NIK & upload foto KTP asli.
✓ Mengunduh paket 8 template formulir baku DJKI.
✓ Membuat ajuan KI, menambah tim inventor, & upload 8 dokumen PDF.
✓ Menerima rincian tagihan, transfer bank, & upload bukti bayar.
✓ Mengunduh Kuitansi PDF resmi ber-barcode saat ajuan disetujui.

🛡️

Role: Admin

Petugas Sentra KI UM BIMA

✓ Verifikasi data KTP & aktivasi akun pemohon baru.
✓ Review kelengkapan 8 dokumen PDF permohonan.
✓ Fitur 1-Click Export ZIP 8 dokumen untuk pendaftaran DJKI.
✓ Input nomor registrasi DJKI & menerbitkan tagihan rekening.
✓ Verifikasi transfer pembayaran & menerbitkan kuitansi PDF resmi.

03. WORKFLOW UTAMA Alur Dari Hulu ke Hilir

6 Tahapan Alur Permohonan KI

1

Daftar Akun

User daftar & upload KTP di web

2

Aktivasi Admin

Admin verifikasi identitas pemohon

3

Submit Ajuan

Upload 8 PDF & foto karya invensi

4

Review & ZIP

Admin review & export ZIP ke DJKI

5

Bayar Tagihan

Transfer rekening resmi + kode unik

6

Approved & Terbit

Kuitansi PDF resmi & tampil di web

04. PANDUAN PEMOHON Tahap 1: Registrasi & Verifikasi

Pendaftaran Akun Pemohon Baru

Langkah Pendaftaran:

Buka portal ki.umbima.ac.id/register.
Isi Nama Lengkap, Email, NIK, No. WhatsApp, dan Fakultas.
Unggah foto KTP asli (format JPG, PNG, atau PDF).
Masukkan kata sandi (min. 8 karakter) dan selesaikan reCAPTCHA.
Klik Daftar Akun Sekarang.

Mekanisme Keamanan Akun:

🔒 Proteksi Pending: Setelah mendaftar, akun berstatus Pending dan otomatis logout untuk mencegah penyalahgunaan sebelum KTP diverifikasi.

📩 Notifikasi Email: Begitu admin menyetujui, email otomatis terkirim dari sentra_ki@umbima.ac.id. Pemohon langsung dapat login.

05. PANDUAN PEMOHON Tahap 2: Pembuatan Permohonan KI

Pengisian Formulir Permohonan & 8 Dokumen

Tahapan Pengisian:

Step 1 (Jenis & Kategori KI): Hak Cipta, Paten, Merek, Desain Industri, dll.
Step 2 (Data Pencipta): Tambah anggota dosen/mahasiswa jika karya tim.
Step 3 (Deskripsi & Karya): Masukkan sinopsis & upload Foto Produk Invensi.
Step 4 (Upload 8 Dokumen): Unggah 8 formulir PDF persyaratan resmi DJKI yang telah ditandatangani.

Daftar 8 Dokumen DJKI:

1. Surat Permohonan

2. Surat Pernyataan Hak

3. Surat Pengalihan Hak

4. Salinan KTP Inventor

5. Contoh Ciptaan/Karya

6. Bukti Pembayaran KI

7. Surat Kuasa

8. Berkas Pendukung

*Template 8 dokumen siap unduh di menu Template Dokumen.

06. PANDUAN PEMOHON Tahap 3: Pembayaran & Kuitansi

Pembayaran Tagihan & Penerbitan Kuitansi

💳

1. Tagihan Resmi Terbit

Admin menerbitkan nominal tagihan dan rekening bank resmi UM BIMA lengkap dengan 3 digit kode unik.

📤

2. Transfer & Upload Resi

Pemohon mentransfer ke rekening yang ditentukan, lalu mengunggah foto bukti transfer di tombol "Bayar Sekarang".

📄

3. Kuitansi PDF Resmi

Setelah diverifikasi admin, status menjadi Approved. Pemohon langsung dapat mengunduh Kuitansi PDF resmi ber-barcode.

07. PANDUAN ADMIN Modul 1: Verifikasi Akun Pengguna

Verifikasi Berkas KTP Pemohon Baru

Langkah Verifikasi Akun:

Buka menu Pengguna & Akademik ➔ Verifikasi Akun Baru.
Lihat daftar pendaftar berstatus PENDING.
Klik Lihat Berkas KTP untuk mencocokkan Nama & NIK.
Klik ✓ Setujui (Approve) jika valid, atau ✖ Tolak jika berkas tidak sesuai.

Otomasi Sistem:

⚡ Aktivasi Instan: Status akun berubah menjadi Approved seketika.
📧 Auto Email: Sistem mengirim email aktivasi resmi dari sentra_ki@umbima.ac.id ke pemohon.
📜 Audit Trail: Tindakan verifikasi tercatat di log aktivitas sistem.

08. PANDUAN ADMIN Modul 2: Review Dokumen & Integrasi DJKI

Review Berkas & Fitur 1-Click Export ZIP DJKI

Fitur Export ZIP DJKI:

Di menu Daftar Permohonan KI, admin cukup mengklik tombol biru:

📦 EXPORT ZIP 8 DOKUMEN (DJKI)

Sistem mengompres seluruh dokumen syarat PDF ke dalam 1 file ZIP berstandar penamaan DJKI (DJKI_HKI_App_ID.zip) siap upload ke portal DJKI Kemenkumham RI.

Fitur Hapus Permohonan (Clean Cleanup):

Jika terdapat pengajuan salah/duplikat, admin dapat mengklik tombol merah 🗑️ HAPUS PERMOHONAN.

Sistem otomatis menghapus berkas fisik 8 PDF, foto produk, resi bayar, kuitansi, dan arsip ZIP secara permanen dan bersih dari server.

09. PANDUAN ADMIN Modul 3: Penerbitan Tagihan & Approval Pembayaran

Penerbitan Tagihan & Verifikasi Pembayaran

1. Penerbitan Tagihan:

Masukkan Nomor Registrasi DJKI (jika ada).
Pilih Rekening Bank Resmi UM BIMA.
Masukkan Nominal Biaya Pendaftaran dan 3 digit kode unik.
Klik Terbitkan Tagihan (email tagihan otomatis terkirim ke pemohon).

2. Verifikasi Pembayaran (Approval):

Klik tombol berkedip 💳 PAYMENTS (VERIFIKASI).
Periksa foto bukti transfer pemohon.
Klik ✓ Verifikasi & Setujui Pembayaran.
Status menjadi ✓ APPROVED, Kuitansi PDF ber-barcode otomatis terbit, dan karya tayang di etalase beranda.

10. PENGATURAN SISTEM Keamanan & Kontrol Admin

Fitur Manajemen & Keamanan Tingkat Lanjut

🛠️

Maintenance Mode

Admin dapat mengaktifkan mode pemeliharaan dengan 1 klik. Pengunjung umum dialihkan ke halaman 503, namun Admin tetap dapat login dan bekerja penuh.

📜

Audit Trail Activity Log

Seluruh rekaman jejak digital (login, pendaftaran, persetujuan, penolakan, hingga penghapusan berkas) tersimpan rapi untuk akuntabilitas.

✉️

SMTP Email Tester

Alat uji coba koneksi SMTP pengiriman email resmi dari sentra_ki@umbima.ac.id secara live melalui endpoint /test-email.

SEKIAN & TERIMA KASIH

Mari Lindungi & Komersialisasikan
Karya Inovasi UM BIMA

Kontak & Layanan Sentra KI:

🌐

Portal Resmi:

ki.umbima.ac.id

📧

Email Resmi:

sentra_ki@umbima.ac.id

Direktorat Inovasi dan Kekayaan Intelektual — Universitas Muhammadiyah Bima

Buka Dashboard Sekarang →

PANDUAN LENGKAP PENGGUNAAN PORTAL SENTRA KI UM BIMA